5.000 tài liệu giấy, tìm kiếm mất cả buổi

Doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ hơn 5.000 hồ sơ giấy qua nhiều năm: hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu, hóa đơn và biên bản bàn giao. Tài liệu nằm rải rác ở tủ hồ sơ, máy cá nhân và email. Khi cần đối soát hợp đồng cũ, nhân sự phải hỏi nhiều phòng ban, mở từng tập giấy hoặc tìm lại email. Một yêu cầu tra cứu có thể mất nửa ngày, trong khi rủi ro thất lạc bản gốc hoặc dùng nhầm phiên bản là rất cao.

VietTech triển khai VCR để chuẩn hóa quy trình số hóa: phân loại tài liệu, quét, OCR, gắn metadata và phân quyền truy cập. Mỗi hồ sơ được định danh theo khách hàng, năm, loại tài liệu và trạng thái hiệu lực. Người dùng có thể tìm theo nội dung trong file, không chỉ theo tên file. Các tài liệu quan trọng được đánh dấu phiên bản, ngày hết hạn và người phụ trách để tránh dùng nhầm bản cũ trong quá trình vận hành.